Поредица „Висшият пилотаж в управлението на екипа” – част четвърта от специален подарък за нашите редовни абонати -„Бяла книга за Управлението на екип“.
В следващите броеве на бюлетина ще намерите откъси и линкове към отделните части на изданието, a материалите ще бъдат публикувани в нашата страница.
В нашето детство ние не сме се тревожили за ролите или отговорностите си. Търчали сме на рояци из съседските квартали, занимавайки се с това, което ни е било приятно. Били сме като армия без чинове или компания без работни длъжности. Нашата детска групичка е нямала отделни звена или йерархия. Нейната структура е била плоска и това ни е харесвало.
Преди ерата на екипите на работното си място хората са изпълнявали множество роли. Всеки служител е имал длъжностна характеристика. Всяка длъжностна характеристика описвала какви са задачите и ролите на служителя, а така също и естеството на работните му взаимоотношения. Всички тези неща били много тясно формулирани.
В днешната епоха на екипите длъжностните характеристики вече не са толкова прецизни или многословни, а ролите на служителя много рядко се изброяват на хартия. Ала тези роли и взаимоотношения, независимо дали са отразени в документ или не, имат много голямо значение за ефективната работа в екип.
Според идеята за екипа участниците в него са зрели индивиди. Ала много екипи се връщат към живота в детските групички, които са кръстосвали едно време из кварталите. Те правят това, което искат или това, в което са добри. Скучната или досадна работа, която не е толкова интересна, често пъти остава несвършена.
„Горещите картофи”
Какво представляват „горещите картофи”? Това са задачи, които никой не иска да свърши. Те са рутинни или неприятни или пък не допринасят за нашия имидж. Една от най-често избягваните задачи вероятно е обработката на документи. Освен това телефонните обаждания притесняват някои хора. Досадно е оценяването на колегите, писането на доклади, измиването на утайката от свареното кафе. Все ужасни неща. Ала все пак те трябва да бъдат свършени. Неприятностите възникват, когато членовете на екипа откажат да се справят с тези „горещи картофи”.
Има много вариации по темата. Хората отказват да свършат задачите поради различни причини. И намират много добри извинения за това:
• „Не съм добър в това.”
• „През цялата година аз вършех това.”
• „Не си ли спомняш какво стана последния път, когато свърших това?”
• „Ако ме накараш да свърша това, повече няма да бъдем приятели.”
Мениджърите и ръководителите на екипи се огъват в стремежа си да намерят някакъв начин да се свършат задачите, без да се насилват хората. Те ги разпределят между наличните членове на екипа или ги възлагат изцяло на външни доставчици. Или пък и те обръщат гръб на неприятните задачи и игнорират нарастващата вълна от недоволство.
Веднъж Харви чул един сезонен работник да разговаря с новопостъпил колега за това как се става добър член на екипа. Той обяснявал: „Ти знаеш, Джейк, че понякога трябва да се примириш и да свършиш неща, които не харесваш.” Никой не иска да чува това, но то е самата истина. За да успее екипът, всеки участник в него трябва да свърши своя дял от скучната и неприятна работа. Ако освободите някои членове на екипа от скучните и неприятни задачи, ще се обособят два лагера, всеки от които ще отказва да свърши работата. Често пъти никой в организациите не върши скучната работа с изключение на няколко души, стремящи се към спечелването на мъченически ореол. Тези скучни задачи, роли и отговорности се натрупват и след известно време започват да се нуждаят от голямо внимание. И понеже вече са станали спешни, те принуждават екипа да загърби планираната работа и да изгаси избухналия пожар.
Както се казваше в рекламите за маслени филтри в двигателите на автомобилите: „Плати за мен сега или ще платиш по-скъпо впоследствие.” Ако не разпределите неприятните задачи сред хората и те останат несвършени, ще разберете истинското значение на думата неприятност.
Териториалните войни
Проблеми възникват също, когато няколко души в екипа отговарят за една единствена и обикновено спешна задача. Класически пример за това е старши мениджърският екип, който всъщност не е никакъв екип, защото амбициите на индивидуалните му членове изместват мисията на екипа. В резултат на това избухват така наречените териториални войни. И двете страни възприемат дадена задача като тяхна територия и се подготвят да нарушат духа на взаимно сътрудничество, за да са сигурни, че територията ще си остане тяхна.
Хората ще се сбият за каквото и да е, ако са убедени, че въпросната територия е ценна за тях и им осигурява власт или пък ако сметнат, че са изолирани в ъгъла. Много често служителите на рекламни фирми се съревновават, за да спечелят някой мастит клиент. Възможно е двама души от един и същи екип, които преди това са си помагали в работата, изведнъж да започнат да си разменят „удари”, борейки се чие име да бъде написано под финалния месечен доклад.
„Горещите картофи” и териториалните войни са много сериозни явления, които могат да навредят на екипа. Ефективните екипи ги разпознават, поради което планират и комуникират по-често, когато се сблъскат с тях.
Какво трябва да направи мениджърът, когато е налице „горещ картоф” в екипната работа? Когато става въпрос за досадни и скучни задачи, мениджърът ясно и недвусмислено трябва да съобщи, че всички членове на екипа ще се сменят при изпълнението им (дори и колегата с най-голям стаж в екипа). Така до хората достига категоричното послание, че всеки ще върши своя дял от „мръсната” работа. Мениджърът може да каже: „В нашия екип всеки ще мие мръсните чинии в кухнята в един ден от седмицата”. Обаче мениджърите трябва да бъдат внимателни. Възможно е никой да не иска да се оправи с „горещия картоф”, защото никой не е квалифициран за това. Например, счетоводните сметки. Когато сред членовете на екипа няма квалифициран човек, който може да свърши тази работа, трябва да се наеме някой друг за това, дори и в краткосрочен план.
Как трябва да действа мениджърът, когато се сблъска с териториална война? В такъв случай той (тя) договоря открито с останалите всяка специфична задача. В този случай от най-голямо значение са методите за комуникиране на съдържанието на задачите и постигане на съгласие относно процедурите по взаимодействие, отчетност и контрол.
Добре е да се напомня на хората, че успешните екипи имат крос-функционален дизайн. Подобно на войниците по време на битка членовете на екипа се прикриват и заместват един друг. Поради това може да се каже, че имат основни и вторични роли. Ако един човек бъде елиминиран заради друга задача или защото се е разболял, друг идва на неговото място и запълва празнината.
Борислав Дянков
Shareсеп.