Как да предоговаряме крайните срокове.

Рубрика: Малките съвети на големите мениджъри!

На колко от вас следното изречение звучи някак си познато: „Чувствам се много неловко, когато шефът ми постави краен срок на задача, по която работя и някъде по средата ми става ясно, че няма начин да се справя в рамките му. Необходимостта да се обърна към него с молба за допълнително удължаване на първоначалния срок ме кара да се чувствам неудобно и дори глупаво, защото в крайна сметка излизам с цял куп извинения защо се е стигнало до това. Какво мога да направя за да променя това развитие на нещата?”

И това е един много хубав въпрос!

Повечето от нас смятат, че шефовете им ще реагират зле, ако им се наложи да идат и да помолят за отсрочка на даден краен срок и поради тази причина се напрягат двойно повече и се опитват да свършат максимално количество неща за отрицателно време, но и за безумно много часове в работа под стрес.

Важно е да запомним, че извиненията не помагат, никога не се извинявайте за нещо пред шефа си. В крайна сметка никой не обича да слуша многобройни оправдания и извинения, най-малко шефът ни.

Вместо това помислете как да предоговорите крайния срок във ваша полза.

Идеята е да намерите нещо, което да предоставите на шефа си в замяна на повече време за свършване на определена работа. Звучи малко странно, но нека разгледаме по-подробно този вариант.

Най-общо казано задачата ви е да убедите шефа си да ви „продаде” допълнително време на изгодна за него цена. Основното е ясно да подчертаете какво ще спечели шефът ви, давайки ви отсрочка за крайния срок. Ето и един пример:

„Най-важното за нас е да  дадем на клиента възможно най-добре подготвената оферта и за целта ще са ми нужни още два дни за да проуча и детайлите. Няма как да спечелим от прибързани предложения, които в крайна сметка да се окажат непълни за клиента и дори да изглеждат неглижирани.”

Можете ли да сравните така поднесената информация с краткото и напълно недостатъчно „Имам нужда от още време.”?

Гледайте на смяната на крайния срок като на обикновена промяна в плана, а не като на криза. Важно е да внимавате как точно представяте нещата.

Предложете на шефа си различни варианти и решения. Винаги му давайте избор. Ето един много добър пример.

„Мога да подготвя първоначалната оферта за следващия вторник, като ще включа всички цени и казуси до четвъртък, а финалният вариант ще е на бюрото ти до по следващия понеделник.”

А ето и още един пример:

„Ако позабавя подготовката на ….., ще мога да предам завършено….до петък”

А какво става, ако шефът ви все пак не се съгласи с предложеното от вас? Той може да каже нещо като „Работата трябва да е готова в рамките на първоначалния срок.”

Когато отвръщате на подобни изказвания винаги се опитвайте да завъртите нещата, така че да споменете неща което да намеква, че:

–       Шефът ви държи работата да е свъшена по най-добрия възможен начин, поне до колкото вие знаете.

–       За вас е въпрос на достойнство да се представите блестящо.

–       Не искате сега да избързвате с някои от нещата, защото така ще си спестите време на по-късен етап от реализирането на проекта, по който работите.

–       Няма да се почувствате добре, ако прибързате с работата.

–       Ако вие не се чувствате доволни от свършеното, то шефът също няма да е.

Ето и примери:

Шефът: „Наистина, Иване, тази оферта ми трябва за петък.”

Иван: „Разбира се, че и аз искам да е готова за тогава, но знаете колко много държа работата ми да е безупречна на финала и да покрие всички високи стандарти, които си поставяме и то на време. Ако в този конкретен случай предам проекта си в петък, това ще означава, че съм пропуснал няколко от най-важните детайли, което определено би означавало, че предавам нещо, което не харесвам, а съм убеден, че и вие няма да харесате. Ако ми отпуснете времето до вторник сутрин, проектът ще е напълно завършен, а аз ще се погрижа да включа и допълнителните ценови разбивки, които не са в плана ни към момента.”

Нека разбием това изказване и да видим какво се крие зад всяка реплика в действителност.

„Разбира се, че и аз искам да е готова за тогава” – така изложено вие казвате, че и вие и шефът ви искате едно и също, а именно работата да е свършена до петък.

„…знаете колко много държа работата ми да е безупречна на финала” – така казано вие го информирате, че поставяте много високи изисквания пред себе си за да не разочаровате именно него.

„…би означавало, че предавам нещо, което не харесвам” – вие имате предвид, че ако предадете в петък няма да покриете стандартите си.

„означава, че съм пропуснал няколко от най-важните детайли, което… и вие няма да харесате” – така заявявате, че сте убедени, че шефът ви не иска нищо под обичайното ниво на качество, защото и той си поставя високи стандарти.

„Ако ми отпуснете времето до вторник сутрин” – така предлагата точна дата и време за което ще сте напълно готови с абсолютно завършена работа, отговаряща на всички изисквания.

„…ще се погрижа да включа и допълнителните ценови разбивки…” – по този начин предлагате допълнително свършена работа и правите предложеното от вас по-ценно.

След като свършите с предложението си, попитайте шефа си дали такъв вариант е приемлив за него, но нека той вземе финалното решение. Ако все пак той реши да изиска работата в първоначалния краен срок, то той е напълно наясно, че тя няма да покрива високите стандарти на работата ви както обикновено, но той ще е взел решението да се примири с това.

Винаги мислете за качеството на работата, когато се налага да бързате, обърнете внимание на това, какво ще спечелите, ако се забавите и как ще изглеждате като фирма в очите на клиента си, ако предложите нещо, което не е в стила на работата ви по начало.

Искренно се надяваме споделеното от нас да ви помогне в ежедневната работа!

Знаете къде да ни намерите, ако можем да сме ви полезни с още нещо или заповядайте на предстоящите отворени обучения на тема „Мениджърски умения. Целеполагане, делегиране и мониторинг” и „Умения за водене на бизнес преговори. Тактики и противотактики”

0

You must be logged in to post a comment.