Как да свършим „всичко“, дори когато времето не достига?

Лятната жега е може би най-неподходящото време да говорим за управление на времето. Мозъкът се размеква, дори и малка бира действа като приспивателно, а дългите дни ни карат да си мислим, че все ще има достатъчно време и за мотаене и за работа. Едва ли не очакваме, че работният ден е станал по-дълъг, а ние имаме време за „всичко“. Така ли е наистина?

glass-time-watch-business

Проучване на Captivate твърди, че производителността на работното място спада през летните месеци с 20%! Добавете към това ефекта на изключения климатик (заради зиморничавата колежка) и класическата мисъл из нашите ширини, че „работата не е заек да избяга“ и стигаме до забележително ниска ефективност на работното място.

Как да противодействаме на тази лавина от негативни фактори? Моят шеф се опитваше да компенсира с кафета и фрапета, накрая се озова пред лекарския кабинет с аритмия. (Зли езици твърдят, че не е от кафетата, а от прекаления трудов ентусиазъм!)

Позволете да ви предложа метод как да постигате повече, като работите по-малко. Ако мислите, че това е невъзможно, помислете пак, след като прочетете следните практически съвети.

  1. Планирайте време, в което да планирате. Два пъти на ден отделете 15 минути, когато не вършите друго, освен да планирате какво ще правите.
    1. Отворете календара си, прегледайте какви задачи сте си записали, какво вече сте отметнали. Дали нещо не е отпаднало като приоритет или някой друг не го е свършил („де тоя късмет!“)
    2. Какво можете да делегирате на друг? Младите мениджъри често предпочитат да задържат при себе си задачи, страхувайки се, че друг може би не би се справил – голяма грешка! Делегирайте и поставете междинни срокове за мониторинг по изпълнението
  2. Какво то и да планирате предвидете, че ще имате прекъсвания. Един колега веднъж беше пресметнал, че времето което през деня е отделил за прекъсвания поради различни причини е 35% от работния му ден. Разбира се, това зависи от характера на дейността, но изводът е, че човек никога не може да извърши една задача открай-докрай, без да го прекъсват странични фактори. Следствия:
    1. Поставяйте реалистични крайни срокове, включващи пропиляно време
    2. Преди да отговорите на позвъняване, помислете дали не е по-добре да приключите това, което в момента работите и после да върнете обаждането
  3. Когато работите, изолирайте се от прекъсванията върху които имате контрол: социални мрежи, чатове и медии. Разбира се, това не важи, ако те са ви необходими в момента за работата. Иначе трудно се устоява на появилите се иконки, подканващи към „бърз“ преглед на интересни снимки на бебета, цветя, котета или просто на човек с бира в ръка и разфокусиран поглед.
  4. Особено внимавайте със срещи и събрания. Те са класически времеубийци, затова прилагайте следната стратегия:
    1. Поставете начален и краен срок, а ако друг ви е поканил, непрестанно подсещайте за времето и срока
    2. Когато вие организирате оперативка, предварително изпратете дневния ред и целта на срещата. Естествено и вие отделете време да се подготвите
    3. Преди срещата си отделете 5 минути да се съсредоточите и да си припомните целта на събирането. Най-погрешното е да пристигнете от друга среща, закъснял и замислен за проблеми нямащи нищо общо с настоящата среща
  5. Поздравете се и се наградете за свършена работа. След като приключите с някоя задача, си дайте време за почивка, иначе ще се чувствате като мъченик (сега го наричат „работохолик“ и не, не звучи като ваша положителна черта). Това е моментът за преглед на фейсбука или нещо подобно, само че си сложете лимит или дори си навийте алармата, защото е пълно със случаи, когато човек влиза само да си погледне съобщенията в профила и изведнъж осъзнава, че неусетно са изминали два-три часа.
  6. Накрая на деня поддържайте позитивна нагласа колко много сте свършили, а не колко много не сте. Нещо като чашата, която е полупразна или полупълна – изборът е ваш.

 

Горните правила не ви дават повече минути в работния ден, а само позволяват да сте по-пълноценни. Вероятно ще сте свършили „всичко важно“. И затова заслужавате похвала.

Друг е въпросът кое е „важно“? Но това е тема за друга статия.

Ако искате да научите как практически да установявате приоритети на задачите си, как да подреждате работния си ден по формулата „важно-спешно“ и много други начини да управлявате времето си максимално ефективно, заповядайте на обучението на Arthur Adams® „Приоритети и управление на времето“.

 

Кристиан Георгиев

Юли, 2016

0

You must be logged in to post a comment.